Czym się zajmuje asystent dyrektora?

Stanowisko asystenta dyrektora należy do grupy zawodów średniego szczebla w administracji i sektorze biura zarządu. Zgodnie z klasyfikacją PKD, obejmuje działalność wspierającą, związaną z obsługą biura. Asystent stanowi wsparcie dla dyrektora w zakresie organizacyjnym. To bardzo ogólne stwierdzenie, nieprecyzujące konkretnych zadań zawodowych.

Czym wobec tego zajmują się na co dzień asystenci dyrektorów? Koordynują prace administracyjne, odpowiadając za logistyczne funkcjonowanie stanowiska dyrektora. Wiąże się to z prowadzeniem terminarza dyrektora czy organizowaniem czasu jego pracy. Tak zdefiniowany obowiązek niesie za sobą konieczność kompleksowej organizacji spotkań, konferencji oraz podróży służbowych. Asystent dyrektora zajmuje się również przygotowywaniem raportów, zestawień i analiz, a także prezentacji. Jego działania mają na celu zapewnienie sprawnego przepływu informacji pomiędzy dyrektorem, a wszystkimi działami firmy. Zajmuje się zatem także obsługą poczty i połączeń telefonicznych oraz archiwizacją korespondencji. Czuwa nad prawidłową realizacją projektów firmy, współokreślając ich cele oraz monitorując postęp prac.

Dodatkowo, do jego obowiązków należy wewnętrzne oraz zewnętrzne reprezentowanie firmy w imieniu dyrektora. Organizacja pracy biura dyrektora obejmuje też zaopatrzenie w materiały biurowe czy spożywcze. Praca asystenta dyrektora jest pracą biurową, ale jej czas i miejsce są ściśle związane z aktualnymi potrzebami przełożonego – może się zatem wiązać z nadgodzinami i odbywaniem podróży służbowych.