Starszy specjalista / specjalista / asystent ds. obsługi sekretariatu

Główne zadania, które przewidujemy na tym stanowisku to:

• Zapewnienie obsługi administracyjnej, kancelaryjnej oraz recepcyjnej Kierownictwa Instytutu, Rady Instytutu oraz pracowników;
• Reprezentowanie Instytutu w zakresie obsługi bezpośredniej, jak i telefonicznej, gości Instytutu oraz klientów zewnętrznych, dbanie o pozytywny wizerunek Instytutu;
• Organizacja i obsługa spotkań organizowanych w Instytucie oraz prowadzenie kalendarza kierownictwa Instytutu;
• Prowadzenie rejestru delegacji krajowych i zagranicznych oraz organizacja delegacji kierownictwa Instytutu, w szczególności w zakresie rezerwacji i zakupu biletów i miejsc noclegowych; rozliczanie delegacji kierownictwa Instytutu;
• Dbanie o prawidłowy obieg dokumentów oraz informacji, w tym obsługa korespondencji papierowej i elektronicznej;
• Redagowanie pism, zaproszeń i innych dokumentów, w tym w języku angielskim;
• Zamawianie i dystrybucja materiałów biurowych i eksploatacyjnych;
• Współpraca z firmami zewnętrznymi w zakresie obsługi administracyjnej i recepcyjnej.

A oto czego wymagamy od Ciebie:

• Wykształcenie minimum średnie;
• Doświadczenie zawodowe w obsłudze administracyjno-biurowej, odpowiednio dla stanowiska starszego specjalisty minimum dwa lata, dla stanowiska specjalisty minimum rok, w przypadku stanowiska asystenta doświadczenie mile widziane;
• Wysoka kultura osobista, sumienność i staranność w realizacji zadań;
• Bardzo dobra organizacja pracy (wielozadaniowość, szybkość w działaniu), w tym umiejętność pracy pod presją czasu, oraz aktywna postawa i zaangażowanie w zadania;
• Biegła obsługa komputera w zakresie pracy biurowej (w szczególności: MS Office);
• Komunikatywna znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie;
• Bardzo dobre umiejętności komunikacyjne (w mowie i piśmie) oraz umiejętność współpracy;
• Dyspozycyjność;
• Korzystanie z pełni praw publicznych.

Dodatkowo, jeżeli chcesz wyróżnić się na tle innych kandydatek/kandydatów, Twoim atutem będzie:

• Wyższe wykształcenie;
• Doświadczenie zawodowe w sektorze pozarządowym lub administracji publicznej;
• Doświadczenie zawodowe w obsłudze klienta.

To tyle jeśli chodzi o wymagania w stosunku do Ciebie, a oto co proponujemy z naszej strony:

• Umowę o pracę i stabilne zatrudnienie w instytucji publicznej (wynagrodzenie brutto w przedziale 4 500 zł – 7 000 zł w zależności od stanowiska);
• Wsparcie na etapie wdrażania do pracy;
• Przyjazną atmosferę pracy;
• Możliwość rozwoju zawodowego, w tym szkolenia;
• „Trzynaste” wynagrodzenie;
• Nagrody – w zależności od wyników pracy;
• Dofinansowanie m.in. do wypoczynku, sportu i kultury oraz zakupu okularów korekcyjnych, możliwość korzystnego zakupu ubezpieczenia na życie, karty sportowej i pakietu medycznego;
• Pracę w dogodnej lokalizacji w bezpośrednim sąsiedztwie m.in. metra Rondo ONZ.