organizacja konferencji

Jednym z zadań asystentki dyrektora jest organizowanie konferencji. To niezwykle odpowiedzialne zadanie, wymagające logistycznego zgrania wielu osób i zespołów. A wszystko jak zwykle zaczyna się od jednej osoby.

Organizowanie konferencji krok po kroku

Nie zawsze asystentka dyrektora ma do dyspozycji odpowiednią agencję, która załatwi wszystko – począwszy od sali, skończywszy na cateringu. Może być to o tyle trudne, że często konferencja organizowana jest „na szybko” i nie dość, ze trzeba bardzo szybko zadzwonić i wysłać maile do zainteresowanych osób, to również trzeba zadbać o to, by nie wynająć zbyt dużej sali, nie zamówić zbyt małej ilości  jedzenia i zadbać o osobę, która w razie problemów technicznych, będzie czuwał nad sprzętem wykorzystywanym w trakcie konferencji.

Pierwszym krokiem jest zwykle dowiedzenie się, jakim budżetem dysponujemy.  Następnie rozsyłamy maile z zaproszeniami. W międzyczasie organizujemy osobę, która w odpowiednim momencie pojawi się  biurze, by powitać uczestników i pokieruje ich na odpowiednie miejsce. Jeśli otrzymamy potwierdzenia od osób, które chcą się pojawić, musimy zamówić catering – w tym przypadku obowiązuje zasada im więcej,  tym lepiej. Gdy będziemy mieli dość dużo przyjezdnych gości, musimy zatroszczyć się o ich zakwaterowanie. Co do miejsca konferencji – jeśli całe ważne zebranie / konferencja ma się odbyć u nas w biurze, zadbajmy o kogoś od konserwacji sprzętu oraz od wcześniej wspomnianej obsługi technicznej przedsięwzięcia. Tak zorganizowana konferencja musi się udać.

0 komentarzy:

Dodaj komentarz

Chcesz się przyłączyć do dyskusji?

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *