Organizacja konferencji

Jednym z zadań asystentki dyrektora jest organizowanie konferencji. To niezwykle odpowiedzialne zadanie, wymagające logistycznego zgrania wielu osób i zespołów. A wszystko jak zwykle zaczyna się od jednej osoby.

Organizowanie konferencji krok po kroku

Nie zawsze asystentka dyrektora ma do dyspozycji odpowiednią agencję, która załatwi wszystko – począwszy od sali, skończywszy na cateringu. Może być to o tyle trudne, że często konferencja organizowana jest „na szybko” i nie dość, ze trzeba bardzo szybko zadzwonić i wysłać maile do zainteresowanych osób, to również trzeba zadbać o to, by nie wynająć zbyt dużej sali, nie zamówić zbyt małej ilości  jedzenia i zadbać o osobę, która w razie problemów technicznych, będzie czuwał nad sprzętem wykorzystywanym w trakcie konferencji.

Pierwszym krokiem jest zwykle dowiedzenie się, jakim budżetem dysponujemy.  Następnie rozsyłamy maile z zaproszeniami. W międzyczasie organizujemy osobę, która w odpowiednim momencie pojawi się  biurze, by powitać uczestników i pokieruje ich na odpowiednie miejsce. Jeśli otrzymamy potwierdzenia od osób, które chcą się pojawić, musimy zamówić catering – w tym przypadku obowiązuje zasada im więcej,  tym lepiej. Gdy będziemy mieli dość dużo przyjezdnych gości, musimy zatroszczyć się o ich zakwaterowanie. Co do miejsca konferencji – jeśli całe ważne zebranie / konferencja ma się odbyć u nas w biurze, zadbajmy o kogoś od konserwacji sprzętu oraz od wcześniej wspomnianej obsługi technicznej przedsięwzięcia. Tak zorganizowana konferencja musi się udać.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *