Dobra organizacja w pracy to umiejętność zapanowania nad zadaniami do wykonania i realizowanie ich zgodnie z odpowiednim priorytetem. Osoby dobrze zorganizowane, wykonują zadania zawsze na czas, bez opóźnień, albo z kontrolowaną obsuwą czasową – zaakceptowaną przez zleceniodawcę.
W pracy Asystentki Dyrektora, odpowiednia organizacja czasu jest niezbędnym elementem, sprawiającym, że biuro ma ręce i nogi. Zadania wpływają bowiem często i chaotycznie i to często w trakcie wykonywanej aktualnie pracy. Zadaniem Asystentki, jest nie tylko nie rozproszyć całej swojej uwagi na wykonywanym zadaniu, żeby nie zrobić żadnego błędu. Ważne jest również odpowiednie zapisanie zadania i przydzielenie go do odpowiedniej grupy.
Grupy zadaniowe najlepiej jest podzielić na cztery:
- pilne i ważne,
- pilne i mało ważne,
- niepilne i ważne,
- niepilne i mało ważne.
Nietrudno się domyślić, które z tych zadań mają najwyższy priorytet. Oczywiście zadania przypisane do grupy pilne i ważne powinny być wykonane ASAP (as soon as possible). Kolejność wykonywania zadań powinna być dobrze przemyślana, Firma musi jawić się w oczach kontrahentów jako solidna. Jedną z cech, plasującą firmę na wysokim miejscu, jest przecież realizowanie zobowiązań na czas. Prawą ręką Dyrektora jest zatem odpowiednia osoba na odpowiednim miejscu, która potrafi ogarnąć cały chaos zobowiązań, które ciążą na przedsiębiorstwie. Co prawda to Dyrektor odpowiada przed Zarządem, ale w razie jakichkolwiek błędów i uchybień, odpowiedzialność ponosi pracownik, który zajmował się wskazanymi zadaniami – w tym wypadku Asystentka Dyrektora.
Dodaj komentarz
Chcesz się przyłączyć do dyskusji?